一套標準化、可複製且可快速執行的 企業禮品採購 SOP，是每間科技公司最需要的「隱藏神器」。
在科技產業的採購環境中，「效率」、「一致性」、「風險控管」與「品牌形象」是四大核心指標。尤其在採購企業禮贈品時，流程往往跨部門（行銷、HR、業務、採購），一不小心就會失控：成本超支、交期延誤、品質不符、品牌視覺不一致……
因此，一套標準化、可複製且可快速執行的 企業禮品採購 SOP，是每間科技公司最需要的「隱藏神器」。
以下整理出最完整、最實務的採購 SOP，並加入科技公司常用的流程邏輯，讓採購一次搞定、內部流程順暢，送出去的禮也能真正代表企業專業度。
STEP 1｜需求確認 — 問題越問清楚，後面越省時
採購不是「開始找廠商」才算開始，而是需求定義才是真正的第一步。
以下 7 個問題是科技公司最常用的「需求確認表」：
-
這批禮品的使用情境是？
-
展覽 / 客戶拜訪 / 年度活動 / 員工福利 / 海外送禮
-
-
品牌調性？
-
科技冷色系、極簡風、高單價精品風、永續 ESG 風等。
-
-
是否需要與品牌 CI（字體 / 顏色 / 位置）一致？
-
預算範圍？（含不含稅、含不含運）
-
數量需求？是否分批交貨？
-
交期要求？是否有 Hard Deadline？
-
是否需要提供樣品？電子稿確認流程幾次？
需求問得越完整，採購後段越不需要重做。
STEP 2｜市場搜尋與短清單（Vendor Shortlist）建置
科技公司的 SOP 通常會：
先廣搜 → 建短清單 → 再深度詢價
搜尋來源建議：
-
Google（關鍵字：corporate gifts、premium gifts、tech giveaways）
-
企業過往合作名單
-
行銷部門推薦
-
海外總部的 vendor list
-
本地合規、能開正式發票的 B2B 供應商
短清單建議 3–5 家即可：
-
確保競價透明
-
避免太多廠商造成溝通負擔
-
提升採購效率
STEP 3｜詢價與比價（RFQ、Quote Comparison）
科技公司採購最重視三件事：
1. 價格
-
單價、模具費、印刷費、運費
-
大量階梯價是否明確？
2. 交期
-
生產天數 + 國際運輸（若海外） + 緩衝天
-
是否能接受 urgent / rush order？
3. 品質
-
有沒有過往作品？
-
材質、印刷、做工是否符合品牌標準？
-
是否能提供樣品？
採購部門常用 Excel 比價表，一看就知道誰是最適合的供應商。
STEP 4｜內部簽核流程（Approval Flow）
科技企業一般採用：
需求單 → 採購 → 行銷 / 業務 / HR → 財務 → 主管 → 下單
常見的審核重點：
-
是否符合品牌 CI？
-
是否超出年度預算？
-
是否有法遵或合約風險？
-
是否為正式公司開立之發票？
建議使用：
-
Jira / Notion / Google Sheet 追蹤
-
Flow-based 系統（如 ERP、SAP、Oracle）整合採購與財務流程
STEP 5｜打樣、印刷稿確認（Artwork Approval）
禮品最常出現的錯誤都是「印刷」。
科技公司的標準流程建議如下：
-
廠商提供 AI 電子稿
-
行銷部門確認與品牌手冊一致
-
如果是高單價禮品 → 必須實體樣品確認
-
最終簽名確認後才進入生產
沒有確認，就不要進 Production。
STEP 6｜生產監控與品管檢查（Production QC）
科技公司的採購 SOP 中會列入：
-
生產期每 3–5 天回報一次
-
提供進度照片 / 影片
-
大量生產前需要先做第一件（First Article）
-
出貨前需做抽樣 QC（AQL）
抽樣 QC 可依照以下標準：
-
Logo 顏色差異
-
材質是否瑕疵
-
包裝是否完整
-
數量與 PO 是否一致
STEP 7｜交貨、入庫、財務請款
到貨後，採購必須：
-
完成品檢紀錄
-
確認數量與發票一致
-
送入庫管理系統
-
財務核銷 / 打款流程
此階段最常發生：
-
到貨少數量
-
壞損
-
印刷左右不一致
-
交期延遲
建議採購留存完整照片與驗收紀錄。
【科技公司的禮贈品採購 SOP，就是一套風險最低化流程】
這篇 SOP 適合科技產業採購／行銷／業務團隊，因為：
✔ 流程標準化
✔ 易操作
✔ 可複製
✔ 降低跨部門溝通成本
✔ 確保品牌一致性
✔ 提升採購效率
✔ 減少延遲風險與錯誤成本
如果你正在為公司採購禮品、展覽物料、科技風企業禮贈品，這套 SOP 能讓流程更乾淨、透明、專業。